GTD: automatizzare SpringPad con ifttt

Ho detto in alcuni post precedenti ( 1 e 2 ) che il più grosso problema a gestire una applicazione GTD (puoi vedere qui che cosa sia)  è l’assoluta mancanza di tool di ricorrenza. E’ di fatto abbastanza ovvio che una delle cose che più facilmente ci si dimentica (un po’ perchè odiose, un po’ perchè hanno ricorrenze a lunga distanza) è di pagare le bollette. Quindi un avviso che ogni due mesi ci ricorda automagicamente di pagare le bollette della luce sarebbe quanto mai benvenuto. SpringPad semplicemente non lo fa.

Ma c’é il modo di farglielo fare (a calci).

Esiste ifttt. ifttt è un agile servizio internet che si trasmette a vari altri servizi internet e permette di spostare informazioni, posizionare avvisi, girare e-mail e quant’altro. Nello specifico per la mia applicazione fa:

  • manda via e-mail – con la giusta classificazione – gli eventi con ricorrenza banale (ogni mese il giorno tale, ogni giorno della settimana, tutti i giorni all’ora tal dei tali) a SpringPad usando ilcalendario di pianificazione innato in ifttt
  • all’arrivo di e-mail con definite caratteristiche le gira – sempre via e-mail – e le categorizza adeguatamente su SpringPad
  • per gli eventi con programmazione più complessa (ogni x settimane, ogni due mesi, etc. etc.) si connette al mio account su GMail – che è un pianificatore molto più flessibile – ogni giorno all’alba, controlla se vi sono presenti nella giornata eventi che corrispondono a certi criteri di ricerca, e quindi li gira – via e-mail -, adeguatamente categorizzati su SpringPad.

In tutto questo, grazie al carinissimo metodo (spiegato qui) di sottomissione di oggetti via e-mail di SpringPad stesso, ho svariate opzioni di oggetti da inviare:

  • eventi,
  • liste
  • liste della spesa
  • appunti
  • allegati
  • task
  • etc. etc.

Et voilà les jeux sont fait.

ps: qui trovate alcune ricette di ifttt fatte da me

ps2: iftt fa un mucchio di alre cose carine, per esmpio: posta i mie nuovi set di foto in flickr direttamente sul mio blog, mi manda e-mail importanti anche sull’e-mail di lavoro, sincornizza i miei post pubblici in G+ con twitter, manda su twitter il link dei miei post sul blog, e compagnia bella…

 

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Il mio GTD in SpringPad

Come ho già espresso in un post precedente, qualche giorno fa  mi sono imbarcata nella follia di implementare GTD in SpringPad. Dopo un congruo periodo di collaudo ne sono abbastanza soddisfatta… quindi pubblico, per i miei pochi lettori, i punti salienti.

  1. seguendo la pratica guida-slide di Marcel Chaudron ho creato le mie cartelle di rito Inbox, Next Actions, Waiting for… , Maybe / Someday a cui ne ho aggiunta una tutta mia Financial – to do, poichè spesso mi dimentico di occuparmi delle mie questioni economiche e poi mi ritrovo nei casini (e vi assicuro che dopo un blocco amministrativo alla macchina che ho impiegato soldi e mesi a sciogliere, non voglio ricadere nell’errore).
  2. Quindi ho colorato le cartelle come segue:  InboxNext ActionsWaiting for… , Maybe / SomedayFinancial – to do , in modo che l’occhio mi cadesse al volo sulle cose che ritengo più importanti.
  3. Ho quindi aperto delle singole cartelle per ogni progetto, in senso ampio. Vi faccio qualche esempio: Casa, Regali di Natale, Gatti, Blog. Ho quindi diviso anche qui per colore quelli che sono i progetti condivisi con altre persone (come per esempio Casa), da quelli privati, in cui agisco e posso agire solo io (ad esempio Blog).
  4. Per ogni evento che apro, gli assegno una data di scadenza, e poi, abitualmente, quando consulto una cartella, in particolare Next Actions – ordino gli eventi per data di scadenza.
  5. Ogni progetto ha almeno una attività che è anche parte della cartella Next Actions o di quella Waiting for… in modo da evitare che i progetti correnti mi muoiano tra le mani.
  6. Ogni evento ha almeno un tag, e i tag sono esclusivamente dedicati ai luoghi (casa, ufficio, down-town, etc.). Filtrando, così, sui tag posso sempre controllare quali compiti posso svolgere attorno a me.

Questo è per quanto riguarda il tecnicismo di implementazione. A livello procedurale mi impongo di guardare e aggiornare la cartella Next Actions almeno una volta al giorno e tutte le altre ogni qualche giorno, e mi impongo di segnarmi tutto comprese le routine domestiche (anche se riassunte in gruppi).

E siccome tutto questo funziona – a mio parere splendidamente – ho duplicato il tutto anche per la gestione delle attività lavorative.

Ovvio, questo sistema è un filo laborioso, ma può essere grandemente automatizzato per tutte le attività schedulabili, e per tutte le attività per la quale si può rilevare informaticamente un evento causale. Così il processo diventa assai più gestibile, e più divertente, ma ne parlerò – forse – in un altro post.

GTD (Get Things Done) via SpringPad, GCal, GMail, ifttt e altre cose

Di recente mi sono ritrovata letteralmente sommersa di questioni da svolgere sia sul piano lavorativo che su quello personale. Spesso essere sommersi di cose da fare facilmente si traduce in ‘perdere qualche cosa per strada‘. Mi è successo una, due, tre volte ed alla fine ho deciso che, evidentemente, non potevo più affidare tutto alla mia, benché mirabile, memoria ed era giunta per me l’ora, come per tanti, di trovare un metodo di organizzazione.

Avevo letto, tempo fa, qualcosa di David Allen, l’inventore del metodo ‘Get Things Done‘ (da qui in avanti GTD), e mi è sempre sembrato un metodo spiccio, facile ed adattabile (almeno se confrontato ad altri). Non lo ho, però, adottato a scatola chiusa, ma ne ho fatti miei alcuni principi (di buon senso):

  • Segnati TUTTO: quello che devi fare, pagare, tracciare, ricordare. C’è una sola eccezione: se devi svolgere un’attività che richiede meno di 2 minuti (il tempo che impiegheresti a segnartela) e sei in condizione di poterla svolgere, falla.
  • Se vi sono più punti connessi, organizzali in un PROGETTO (per esempio: gestione casa, gatti, vacanze, implementazione x etc.). Ogni progetto deve avere almeno una azione da fare prossimamente e/o una in attesa di risposta.
  • Dividi ciò che ti segni (oltre che eventualmente in progetti) in ‘azioni in entrata’ (quello su cui devi ancora pensare), ‘prossime azione’ (ciò di cui ti devi occupare tu a breve), ‘in attesa di risposta’ (le azioni che hai delegato ad altri e ti aspetti da loro una risposta), ‘azioni che un giorno forse farò’ (tutto quello che hai in mente di fare, ma non nel prossimo futuro).
  • Se puoi, DELEGA (e segna l’azione nelle ‘azioni in attesa di risposta’)
  • Segnati sempre una DATA entro cui svolgere le azioni
  • Prendi la tua lista di azioni da fare prossimamente e se sei nella condizione di poterlo fare, ESEGUI le tue azioni a partire da quelle che scadono prima.
  • Se non puoi fare qualcosa della tua lista ora, RIMANDAla.
  • FINISCI SEMPRE le azioni che cominci, ed una volta finito DEPENNA dalla lista.
  • occupati di UNA COSA ALLA VOLTA.
  • se c’è qualcosa che non puoi fare ora, non puoi rimandare e non puoi delegare, BUTTAlo.
  • RIVEDI le tue liste spesso (una volta al giorno)

Tutto molto semplice e ovvio, a patto che:

  • tu non ci metta più tempo a organizzare le tue attività che a farle
  • tu abbia sempre le tue liste con te.

Questi due ovvii punti hanno delle  ovvie conseguenze:

  • trova il modo di gestire le azioni ricorrenti (tipo pagare le bollette) senza dovertele ricordare e riscrivere sempre. Quindi affidati ad un buono strumento di calendario che sia efficace nel gestire gli elementi ricorrenti, e che tu abbia sempre facilmente accessibile.
  • trova il modo di alimentare le tue liste in modo facile e possibilmente in più di un modo (dal cellulare, via mail, via web).
  • trova il modo di avere le tue liste sempre con te, in giro, a casa, in ufficio.
  • fai in modo che siano le tue liste aricordarti cosa devi fare e non a dover essere tu a cercarle (pushing vs pulling)
  • raccogli tutto in un punto solo, sincronizzando e automatizzando.

Dopo tutta questa dissertazione teorica passiamo alla pratica.

Ho aperto un account su SpringPad. SpringPad mi permette di gestire ed organizzare elementi (eventi, azioni, appunti, liste, liste della spesa, immagini, prodotti etc.) in cartelle. E’ un servizio web, con annesse applicazioni per Iphone, Android, Ipad e applet per Firefox e Chrome. Inoltre SpringPad è in grado di mandarmi avvisi via e-mail e via sms. Infine esso mi permette di aggiornarlo via e-mail a mia volta, specificando, con una semplice sintassi, il tipo di elemento, i dettagli, la data di scadenza, gli alert, i tag. SpringPad però, ad ora, non gestisce gli eventi ricorrenti. Poco male, vedremo dopo perché.

Su SpringPad quindi ho fatto le mie belle cartelle dei progetti, e le mie cartelle GTD (Inbox, Next Actions, Waiting for, Maybe) e ho cominciato a buttarci dentro ‘robba’.

Il mio problema degli eventi ricorrenti è invece gestito splendidamente da Gcal (Google Calendar), che di nuovo posso accedere con molta facilità.

Io però sono esigente e voglio tutto nello stesso posto. Non ho voglia di controllare prima SpringPad e poi Gcal e sinceramente l’ipotesi di basare tutta la mia organizzazione su Gcal non è una ipotesi, perché a Gcal manca la parte di organizzazione.

Qui entra in gioco un’altro agile servizio web: ifttt (If This Than That). Ifttt non è altro che un servizio di demoni on line. Dal mio account ifttt, dopo averlo collegato ad altri servizi on line, posso creare delle regole condizionali tra una applicazione web ad un altra (per esempio posso far si che ogni volta che creo una nuova cartella sul mio account di flickr, venga automaticamente creato un nuovo post su questo blog). Ifttt essenzialmente mi trasporta, ogni giorno, gli elementi ricorrenti che scadono entro due giornate su SpringPad. Ma non solo, mi gira anche alcune e-mail (ricevute di pagamento delle bollette, estratti della carta di credito etc.) dal mio account di posta Gmail su SpringPad. Così grazie a ifttt in molti casi non mi resta che ‘riconciliare’ in SpringPad.

Tirando le somme:

  • ho implementato GTD su SpringPad
  • Gcal mi gestisce gli eventi ricorrenti
  • grazie a iftt integro qualunque fonte voglia con SpringPad diminuendo tantissimo lo sforzo di aggiornamento
  • posso aggiornare per il resto SpringPad da ovunque, in molti modi e posso consultarlo quasi ovunque.

I dettagli, strumento per strumento di questa bagarre verrano dettagliate, se ho tempo, nei prossimi giorni, in post ad hoc.

memento: net use

mi succede tutte le volte.

Una macchina windows non ‘ricorda’ la mappatura dei dischi esterni ed io impazzisco a trovare il modo per fargli riconnettere automaticamente i dischi di rete all’avvio.

La soluzione è semplice: mettere un file .bat nella directory di ‘Esecuzione automatica’ (profili\utente\menu avvio\programmi\esecuzione automatica). Nel .bat si mettono tutti i comandi di net use necessari

net use <drive> <path>/user:<domain>\<user> <password>

in alternativa – e per esigenze più complesse (per esempio cambiare il nome con cui viene visualizzata la directory montata) c’è lo script .vbs qui sotto

Option Explicit
Dim objNetwork, strDrive, objShell, objUNC
Dim strRemotePath, strDriveLetter, strNewName, strUser, strPass, strProfile
strDriveLetter = "<drive>"
strRemotePath = "<path>"
strNewName = "<nome da visualizzare"
strUser = "<dominio>\<utente>"
strPass = "<password>"
strProfile = "false"
Set objNetwork = CreateObject("WScript.Network")
objNetwork.MapNetworkDrive strDriveLetter, strRemotePath, StrProfile, strUser, strPass
Set objShell = CreateObject("Shell.Application")
objShell.NameSpace(strDriveLetter).Self.Name = strNewName
Wscript.Echo "Check : "& strDriveLetter & " for " & strNewName
WScript.Quit

Ok, ok non è tutta roba mia. C’è la manina santa di un losco individuo qua e là