Il mio GTD in SpringPad

Come ho già espresso in un post precedente, qualche giorno fa  mi sono imbarcata nella follia di implementare GTD in SpringPad. Dopo un congruo periodo di collaudo ne sono abbastanza soddisfatta… quindi pubblico, per i miei pochi lettori, i punti salienti.

1. seguendo la pratica guida-slide di Marcel Chaudron ho creato le mie cartelle di rito Inbox, Next Actions, Waiting for… , Maybe / Someday a cui ne ho aggiunta una tutta mia Financial – to do, poichè spesso mi dimentico di occuparmi delle mie questioni economiche e poi mi ritrovo nei casini (e vi assicuro che dopo un blocco amministrativo alla macchina che ho impiegato soldi e mesi a sciogliere, non voglio ricadere nell’errore).
2. Quindi ho colorato le cartelle come segue:  Inbox, Next Actions, Waiting for… , Maybe / Someday, Financial – to do , in modo che l’occhio mi cadesse al volo sulle cose che ritengo più importanti.
3. Ho quindi aperto delle singole cartelle per ogni progetto, in senso ampio. Vi faccio qualche esempio: Casa, Regali di Natale, Gatti, Blog. Ho quindi diviso anche qui per colore quelli che sono i progetti condivisi con altre persone (come per esempio Casa), da quelli privati, in cui agisco e posso agire solo io (ad esempio Blog).
4. Per ogni evento che apro, gli assegno una data di scadenza, e poi, abitualmente, quando consulto una cartella, in particolare Next Actions – ordino gli eventi per data di scadenza.
5. Ogni progetto ha almeno una attività che è anche parte della cartella Next Actions o di quella Waiting for… in modo da evitare che i progetti correnti mi muoiano tra le mani.
6. Ogni evento ha almeno un tag, e i tag sono esclusivamente dedicati ai luoghi (casa, ufficio, down-town, etc.). Filtrando, così, sui tag posso sempre controllare quali compiti posso svolgere attorno a me.

Questo è per quanto riguarda il tecnicismo di implementazione. A livello procedurale mi impongo di guardare e aggiornare la cartella Next Actions almeno una volta al giorno e tutte le altre ogni qualche giorno, e mi impongo di segnarmi tutto comprese le routine domestiche (anche se riassunte in gruppi).

E siccome tutto questo funziona – a mio parere splendidamente – ho duplicato il tutto anche per la gestione delle attività lavorative.

Ovvio, questo sistema è un filo laborioso, ma può essere grandemente automatizzato per tutte le attività schedulabili, e per tutte le attività per la quale si può rilevare informaticamente un evento causale. Così il processo diventa assai più gestibile, e più divertente, ma ne parlerò – forse – in un altro post.