GTD (Get Things Done) via SpringPad, GCal, GMail, ifttt e altre cose

Di recente mi sono ritrovata letteralmente sommersa di questioni da svolgere sia sul piano lavorativo che su quello personale. Spesso essere sommersi di cose da fare facilmente si traduce in ‘perdere qualche cosa per strada‘. Mi è successo una, due, tre volte ed alla fine ho deciso che, evidentemente, non potevo più affidare tutto alla mia, benché mirabile, memoria ed era giunta per me l’ora, come per tanti, di trovare un metodo di organizzazione.

Avevo letto, tempo fa, qualcosa di David Allen, l’inventore del metodo ‘Get Things Done‘ (da qui in avanti GTD), e mi è sempre sembrato un metodo spiccio, facile ed adattabile (almeno se confrontato ad altri). Non lo ho, però, adottato a scatola chiusa, ma ne ho fatti miei alcuni principi (di buon senso):

• Segnati TUTTO: quello che devi fare, pagare, tracciare, ricordare. C’è una sola eccezione: se devi svolgere un’attività che richiede meno di 2 minuti (il tempo che impiegheresti a segnartela) e sei in condizione di poterla svolgere, falla.
• Se vi sono più punti connessi, organizzali in un PROGETTO (per esempio: gestione casa, gatti, vacanze, implementazione x etc.). Ogni progetto deve avere almeno una azione da fare prossimamente e/o una in attesa di risposta.
• Dividi ciò che ti segni (oltre che eventualmente in progetti) in ‘azioni in entrata’ (quello su cui devi ancora pensare), ‘prossime azione’ (ciò di cui ti devi occupare tu a breve), ‘in attesa di risposta’ (le azioni che hai delegato ad altri e ti aspetti da loro una risposta), ‘azioni che un giorno forse farò’ (tutto quello che hai in mente di fare, ma non nel prossimo futuro).
• Se puoi, DELEGA (e segna l’azione nelle ‘azioni in attesa di risposta’)
• Segnati sempre una DATA entro cui svolgere le azioni
• Prendi la tua lista di azioni da fare prossimamente e se sei nella condizione di poterlo fare, ESEGUI le tue azioni a partire da quelle che scadono prima.
• Se non puoi fare qualcosa della tua lista ora, RIMANDAla.
• FINISCI SEMPRE le azioni che cominci, ed una volta finito DEPENNA dalla lista.
• occupati di UNA COSA ALLA VOLTA.
• se c’è qualcosa che non puoi fare ora, non puoi rimandare e non puoi delegare, BUTTAlo.
• RIVEDI le tue liste spesso (una volta al giorno)

Tutto molto semplice e ovvio, a patto che:

• tu non ci metta più tempo a organizzare le tue attività che a farle
• tu abbia sempre le tue liste con te.

Questi due ovvii punti hanno delle  ovvie conseguenze:

• trova il modo di gestire le azioni ricorrenti (tipo pagare le bollette) senza dovertele ricordare e riscrivere sempre. Quindi affidati ad un buono strumento di calendario che sia efficace nel gestire gli elementi ricorrenti, e che tu abbia sempre facilmente accessibile.
• trova il modo di alimentare le tue liste in modo facile e possibilmente in più di un modo (dal cellulare, via mail, via web).
• trova il modo di avere le tue liste sempre con te, in giro, a casa, in ufficio.
• fai in modo che siano le tue liste aricordarti cosa devi fare e non a dover essere tu a cercarle (pushing vs pulling)
• raccogli tutto in un punto solo, sincronizzando e automatizzando.

Dopo tutta questa dissertazione teorica passiamo alla pratica.

Ho aperto un account su SpringPad. SpringPad mi permette di gestire ed organizzare elementi (eventi, azioni, appunti, liste, liste della spesa, immagini, prodotti etc.) in cartelle. E’ un servizio web, con annesse applicazioni per Iphone, Android, Ipad e applet per Firefox e Chrome. Inoltre SpringPad è in grado di mandarmi avvisi via e-mail e via sms. Infine esso mi permette di aggiornarlo via e-mail a mia volta, specificando, con una semplice sintassi, il tipo di elemento, i dettagli, la data di scadenza, gli alert, i tag. SpringPad però, ad ora, non gestisce gli eventi ricorrenti. Poco male, vedremo dopo perché.

Su SpringPad quindi ho fatto le mie belle cartelle dei progetti, e le mie cartelle GTD (Inbox, Next Actions, Waiting for, Maybe) e ho cominciato a buttarci dentro ‘robba’.

Il mio problema degli eventi ricorrenti è invece gestito splendidamente da Gcal (Google Calendar), che di nuovo posso accedere con molta facilità.

Io però sono esigente e voglio tutto nello stesso posto. Non ho voglia di controllare prima SpringPad e poi Gcal e sinceramente l’ipotesi di basare tutta la mia organizzazione su Gcal non è una ipotesi, perché a Gcal manca la parte di organizzazione.

Qui entra in gioco un’altro agile servizio web: ifttt (If This Than That). Ifttt non è altro che un servizio di demoni on line. Dal mio account ifttt, dopo averlo collegato ad altri servizi on line, posso creare delle regole condizionali tra una applicazione web ad un altra (per esempio posso far si che ogni volta che creo una nuova cartella sul mio account di flickr, venga automaticamente creato un nuovo post su questo blog). Ifttt essenzialmente mi trasporta, ogni giorno, gli elementi ricorrenti che scadono entro due giornate su SpringPad. Ma non solo, mi gira anche alcune e-mail (ricevute di pagamento delle bollette, estratti della carta di credito etc.) dal mio account di posta Gmail su SpringPad. Così grazie a ifttt in molti casi non mi resta che ‘riconciliare’ in SpringPad.

Tirando le somme:

• ho implementato GTD su SpringPad
• Gcal mi gestisce gli eventi ricorrenti
• grazie a iftt integro qualunque fonte voglia con SpringPad diminuendo tantissimo lo sforzo di aggiornamento
• posso aggiornare per il resto SpringPad da ovunque, in molti modi e posso consultarlo quasi ovunque.

I dettagli, strumento per strumento di questa bagarre verrano dettagliate, se ho tempo, nei prossimi giorni, in post ad hoc.